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Vor Ort

Die Organisation vor Ort in Heidelberg übernimmt Lasall.

Organisation

Es gibt eine Lounge in der die Besucher ankommen sich anmelden und ihr Ubuntu-Empfangspaket (Lanyard+Tasse+Namensschild) entgegen nehmen können. Für dieses Jahr ist angedacht das Besuchermanagement zu automatisieren so das Besucherschilder on Demand gedruckt werden können und nicht vorher. Besucher die nicht angemeldet sind melden sich ebenfalls an der Rezeption an, bezahlen allerdings etwas mehr (diese Besucher sind nicht in die Verpflegungskalkulation eingeflossen weshalb der Aufwand höher ist).

Örtlichkeiten

Die Räume, in denen die Tracks stattfinden, erhalten Namen der vorangegangen Ubuntu-Releases. Die Räume werden entsprechend mit Schildern versehen. Im Vortragsprogramm werden die einzelnen Tracks dann einem Raum zugeordnet.

Die Örtlichkeiten werden im Vorfeld auf der Homepage veröffentlicht, die Anfahrtswege aus mehreren Richtungen werden beschrieben sowie die Anreise mit der Bahn. Sollte die Veranstaltung in mehreren Gebäuden stattfinden werden die Wege klar gekennzeichnet so das sich Besucher auf dem Campus nicht verlaufen können.

Sponsoring

In diesem Thema hat sich noch nicht viel getan, es wird weiter versucht Sponsoren zu finden.

Catering

Es wird wie in den Jahren davor Catering geben in Form von belegten Brötchen (Vegetarisch und mit Fleisch, Vegan wird beim Caterer angefragt wenn möglich wird dies ebenfalls gekauft um auch den Ansprüchen Veganer Besuchern zu entsprechen) und Pfannkuchen sowie kalten und Warmen Getränken. Die Besucher bezahlen dafür nicht extra. Die Pauschale durch den Eintrittspreis deckt das Essen und Trinken mit ab. Es wird vor Ort Kaffeemaschinen geben und Wasserkocher so das sich Gäste bequem Kaffee nehmen können oder einen Tee aufbrühen können. Warme Speisen können im Rahmen des Catering nicht angeboten werden. Die Besucher können bei Bedarf auswärts Essen gehen, ein gemeinsames Abendessen findet im Rahmen der Social Events am Abend statt (die kosten dafür werden individuell getragen und sind vom Eintrittspreis nicht abgedeckt).

Stadtführung

Wie in den Jahren davor soll es an mindestens einem Abend (besser an beiden) eine Stadtführung geben die den Gästen die Stadt der Conference präsentiert. Ideal wären dafür Leute die sich lokal sehr gut auskennen und ihr Wissen gerne mit anderen teilen. Es gibt dafür keine Entlohnung aber es ist machbar das die Besucher der Stadtführung den Stadtführer am Ende der Führung etwas Trinkgeld geben (wurde in Leipzig gemacht und am Ende hatte die Stadtführerin mehr als eine professionelle Stadtführung gekostet hätte!). Idealerweise endet die Stadtführung an der Location an der das Social Event stattfindet.

Hotels

Folgendes Hotels liegen in der Nähe zwischen Altstadt und Bahnhof und sind bezahlbar. Preise sind EZ/DZ pro Nacht, oft nur ab-Preise, also nach oben noch mehr möglich.

Weitere Alternativen:

Social Events

To-Do-Liste

Folgende Liste soll klären, ob an alles vor Ort gedacht wurde, bevor die Ubucon beginnt. Da die Liste erst sehr spät erstellt wurde (28.09.2013), fehlen ggf. Sachen, die davor erledigt wurden.

Um was geht es? Wer ist verantwortlich? Erledigt?
Verpflegung
Kuchen-Bild Maren/Dee ja
Kuchen bestellen Florian/Dee ja
Kuchen abholen 12.10. Torsten
Catering (Brötchen) Lasall sind bestellt
Catering (Berliner) Lasall
Getränke Lasall
Kaffeemaschinen besorgen Webseite ja
Kaffee besorgen Robert 3 kg
Social Events final abklären Dee ja
Diverses einkaufen Lasall
Namensschilder
Namensschilderhüllen bestellen Lasall ja
Namensschilder drucken Robert
Namensschilder eintüten Robert
Namensbändchen besorgen svij/Dee ja, kamen von Canonical und der Schweiz
Poster
Übersichtsposter A1 erstellen Dee ja
Übersichtsposter A1 drucken Robert
Raumposter A2 erstellen Dee ja
Raumposter A2 drucken Robert
Wegweiser-Poster erstellen Dee
Wegweiser-Poster drucken Dee 20x
Merchandising-Liste Lasall/Toddy 2x
Räume
8 Räume organisieren Lasall ja
Beamerkabel in jedem Raum Lasall ja
Mehrfachsteckdosen in jedem Raum Webseite ja
Hackcenter-Anfänger-Tisch riot_le gestrichen wg. Zeitmangel
Sonstiges
USB-Stick Saucy toddy
Kontoauszug bzgl. Teilnahme Dee (von Julius) bestätigt