Die Organisation vor Ort in Heidelberg übernimmt Lasall.

Es gibt eine Lounge in der die Besucher ankommen sich anmelden und ihr Ubuntu-Empfangspaket (Lanyard+Tasse+Namensschild) entgegen nehmen können. Für dieses Jahr ist angedacht das Besuchermanagement zu automatisieren so das Besucherschilder on Demand gedruckt werden können und nicht vorher. Besucher die nicht angemeldet sind melden sich ebenfalls an der Rezeption an, bezahlen allerdings etwas mehr (diese Besucher sind nicht in die Verpflegungskalkulation eingeflossen weshalb der Aufwand höher ist).

Die Räume, in denen die Tracks stattfinden, erhalten Namen der vorangegangen Ubuntu-Releases. Die Räume werden entsprechend mit Schildern versehen. Im Vortragsprogramm werden die einzelnen Tracks dann einem Raum zugeordnet.

Die Örtlichkeiten werden im Vorfeld auf der Homepage veröffentlicht, die Anfahrtswege aus mehreren Richtungen werden beschrieben sowie die Anreise mit der Bahn. Sollte die Veranstaltung in mehreren Gebäuden stattfinden werden die Wege klar gekennzeichnet so das sich Besucher auf dem Campus nicht verlaufen können.

In diesem Thema hat sich noch nicht viel getan, es wird weiter versucht Sponsoren zu finden.

Es wird wie in den Jahren davor Catering geben in Form von belegten Brötchen (Vegetarisch und mit Fleisch, Vegan wird beim Caterer angefragt wenn möglich wird dies ebenfalls gekauft um auch den Ansprüchen Veganer Besuchern zu entsprechen) und Pfannkuchen sowie kalten und Warmen Getränken. Die Besucher bezahlen dafür nicht extra. Die Pauschale durch den Eintrittspreis deckt das Essen und Trinken mit ab. Es wird vor Ort Kaffeemaschinen geben und Wasserkocher so das sich Gäste bequem Kaffee nehmen können oder einen Tee aufbrühen können. Warme Speisen können im Rahmen des Catering nicht angeboten werden. Die Besucher können bei Bedarf auswärts Essen gehen, ein gemeinsames Abendessen findet im Rahmen der Social Events am Abend statt (die kosten dafür werden individuell getragen und sind vom Eintrittspreis nicht abgedeckt).

Wie in den Jahren davor soll es an mindestens einem Abend (besser an beiden) eine Stadtführung geben die den Gästen die Stadt der Conference präsentiert. Ideal wären dafür Leute die sich lokal sehr gut auskennen und ihr Wissen gerne mit anderen teilen. Es gibt dafür keine Entlohnung aber es ist machbar das die Besucher der Stadtführung den Stadtführer am Ende der Führung etwas Trinkgeld geben (wurde in Leipzig gemacht und am Ende hatte die Stadtführerin mehr als eine professionelle Stadtführung gekostet hätte!). Idealerweise endet die Stadtführung an der Location an der das Social Event stattfindet.

Folgendes Hotels liegen in der Nähe zwischen Altstadt und Bahnhof und sind bezahlbar. Preise sind EZ/DZ pro Nacht, oft nur ab-Preise, also nach oben noch mehr möglich.

• Hotel Kohler: 69 €/82 € - haben auch noch preiswerte Zimmer mit Etagendusche, 13 EZ und 13 DZ
• Exzellenz Hotel: 69 €/89 € - 34 DZ und 13 EZ
• Hotelo: 49 €/68 € - liegt eher südwestlich, also nicht so günstig, dafür preiswert, 44 Zimmer
• Elite-Hotel: 65 €/72 € - 20 Zimmer

• Jugendherberge Heidelberg International: 25,60 € bis 26 Jahre, sonst 30,10 € - jeweils Übernachtung und Frühstück

Weitere Alternativen:

• Hotel Classic Inn: 69 €/88 € - unbekannte Zimmeranzahl
• Hotel Central: 65 €/ 75 € - unbekannte Zimmeranzahl
• ibis: 85€/105€ - unbekannte Zimmeranzahl und recht teuer

• Cafe Villa
  • Preis: sehr preiswert
  • Lage: Hauptstr. 187, Altstadt
  • Auswahl: Pasta, Pizza, Fleisch, kleinere Sachen, normale Getränke, auch Cocktails
  • Größe: für 50 ist Platz
  • angefragt für Samstag, 12.10.2013 → geht klar
• Cafe Extrablatt (lädt in Firefox mit NoScript nicht)
  • Preis: unbekannt
  • Lage: Hauptstr.53, Altstadt
  • Auswahl: Pizza, Burger, Pasta, Schnitzel, normale Getränke, auch Cocktails
  • Größe: unbekannt
• Cafe Knösel
  • Preis: unbekannt (soll höher sein)
  • Lage: Haspelgasse 20, Altstadt
  • Auswahl: unbekannt (Monats-/Tageskarte)
  • Größe: bis zu 80 Personen, einzelne Räume
• Andere Ideen:
  • http://www.hornofafrica-heidelberg.de (Krokodil, Antilope, Strauß)
    • anfragen für Freitag → leider kein Restaurant mehr, nur Catering
  • http://www.schnitzelbank-heidelberg.de/ (gibt auch vegetarisch)
    • zu teuer
  • http://www.red-diegruenekueche.com/ (vegetarisches Restaurant)
    • zu vegetarisch
  • http://www.moschmosch.com (Japanisch, kein Sushi)
    • im Hinterkopf halten
    • telefonisch angefragt für Freitag am 12.08.2013
    • wenn es nur 30 sind, geht es klar, ansonsten zu wenig Platz

Folgende Liste soll klären, ob an alles vor Ort gedacht wurde, bevor die Ubucon beginnt. Da die Liste erst sehr spät erstellt wurde (28.09.2013), fehlen ggf. Sachen, die davor erledigt wurden.